Kurzdarstellung der Abteilung Verwaltung
Die Abteilung Verwaltung ist die zentrale interne Dienstleistungsabteilung des Paul-Ehrlich-Instituts. Die Abteilung hat die Service-Aufgabe, die personellen, baulichen, technischen und finanziellen Rahmenbedingungen zu gewährleisten, die für die effektive Aufgabenerfüllung des Paul-Ehrlich-Instituts notwendig sind. Bedingt durch die vielfältige Aufgaben und die besonderen Anforderungen der Technik verfügt die Abteilung derzeit über etwa 160 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Referat Personal
In den klassischen Referaten der Verwaltung ist im Bereich Personal neben der Betreuung der ca. 670 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor allem die Koordination der Equal-Entwicklungspartnerschaft „Vieles ist möglich - Tandem-Partner in der Wissenschaft“ zu nennen. Dabei handelt es sich um ein von der Europäischen Union gefördertes arbeitsmarktpolitisches Modell. Mit diesem sollen Ausbildungs-/Weiterbildungs- und Beschäftigungsmöglichkeiten für schwerbehinderte Menschen im Bereich der Wissenschaft und Forschung verbessert werden. Für seine vorbildlichen Leistungen für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderungen hat der Bundespräsident dem Leiter des Personalreferats des Paul-Ehrlich-Instituts in Langen, Klaus Posselt, am 15.12.2005 das Verdienstkreuz am Bande des Verdienstordens der Bundesrepublik Deutschland verliehen (Bundesverdienstkreuz). Großes Engagement zeigt das Paul-Ehrlich-Institut auch im Bereich der Ausbildung junger Menschen. Zurzeit sind 36 Auszubildende in 8 verschiedenen Berufen im Paul-Ehrlich-Institut beschäftigt.
Referat Haushalt
Haushalts-, Kassen-, Rechnungswesen und Beschaffung sind die Aufgaben des Referats Haushalt. Die Verwaltung des Haushalts mit Verwaltungseinnahmen sowie Sach- und Personalausgaben im Haushaltsjahr 2006 von über über 51 Millionen Euro erfolgt bereits seit 1999 mittels der Verwaltungsmanagementsoftware MACH M1. So werden pro Jahr etwa 9.000 Beschaffungsvorgänge Workflow unterstützt abgewickelt. In diesem Referat erfolgt auch das gesetzliche Haushaltsaufstellungs- und Rechnungslegungsverfahren. Ein weiterer Schwerpunkt ist die Unterstützung und Verwaltung der von Wissenschaftlern des Paul-Ehrlich-Instituts eingeworbenen Drittmittel für Forschungsvorhaben (derzeit 54 Projekte).
Referat PEI-Portal, Dokumentenmanagement
Das Referat PEI-Portal, Dokumentenmanagement versteht sich als zentrale Informationsdrehscheibe des Paul-Ehrlich-Instituts. Im Rahmen der Einführung eines Vorgangsbearbeitungssystems und des Konzepts einer virtuellen Poststelle hat das Referat die Funktion als zentrale Schnittstelle zur Außenwelt: Posteingang, Postausgang und Registratur sind hierbei klassische Aufgaben des Inneren Dienstes. Ausgangs- und Endpunkt des Vorgangsbearbeitungssystems, seine Verwaltung sowie die elektronische Archivierung sind Projekte, die augenblicklich initiiert und ausgebaut werden. Zukünftig sollen alle Dokumente digital mittels Workflow im Paul-Ehrlich-Institut verteilt, bearbeitet und später archiviert werden. Hierbei vollzieht sich auch der Wechsel von der papiergebundenen zur elektronischen Akte.
Ferner ist das Referat zuständig für die Betreuung zentraler Sachdatenbanken, z.B. AMIS, PharmNet und EudraPharm.
Referat Bau und Betrieb
Das Referat Bau und Betrieb hat die Aufgabe, die baulichen und technischen Voraussetzungen zur Aufgabenerfüllung des Paul-Ehrlich-Instituts zu gewährleisten. Hierzu gehören auch das Betreiben und Bewirtschaften der Liegenschaft. Am Standort Langen wurde in den letzten 20 Jahren ein kompletter Neubaukomplex einschließlich Hochsicherheitslabors bis zur Klasse S 3 errichtet (insgesamt 9 Einzelhäuser). Die Brutto-Grundfläche beträgt ca. 88.000 m². Mit Hochsicherheitslabors und technischen Anlagen der Bereiche Raumlufttechnik, Elektrotechnik, Labortechnik, Gas-, Wasser- und Abwassertechnik, Gebäudeautomation und Medienversorgung wird eine enorme Bandbreite an Technologie eingesetzt und 24 Stunden am Tag bedient.
Referat Organisation, Informationstechnik
Eine moderne IT-Infrastruktur ist unabdingbare Voraussetzung für das tägliche Arbeiten. Die Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung der IT im Paul-Ehrlich-Institut ist eine Kernaufgabe des Referats Organisation, Informationstechnik. Ein weiterer Schwerpunkt ist die Einführung und Umsetzung der Personalentwicklung im Paul-Ehrlich-Institut. In enger Zusammenarbeit mit dem Personalrat erfolgt die sukzessive Umsetzung der Module wie Mitarbeitergespräch, strukturierte Personalauswahl etc. Das Referat ist ferner verantwortlich für den Betrieb und die Weiterentwicklung der Kosten- und Leistungsrechnung.
Referat Arbeitsschutz, Genehmigungen
Das Arbeiten in Gentechnikbereichen, mit infektiösen Materialen sowie mit Gefahrstoffen erfordert eine Vielzahl von Maßnahmen zum Schutz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Arbeitsicherheit, Brandschutz, Strahlenschutz, Infektionsschutz sowie die hierzu erforderlichen Abstimmungen mit den Aufsichts- und Genehmigungsbehörden sind Schwerpunkte des Referats Arbeitsschutz, Genehmigungen. Die Einrichtung eines eigenen Referats unterstreicht die Stellung dieser Aufgaben für das Paul-Ehrlich-Institut.
Als zentrale Dienstleistung übernimmt das Referat die Reinigungsarbeiten im Paul-Ehrlich-Institut sowie eine Vielzahl an Laborhilfstätigkeiten, wie z.B. die Aufbereitung von Laborglas und Verbrauchsmaterialien.
Referat Gebühren
Die zunehmende Bedeutung von Einnahmen spiegelt die Einrichtung des Referats Gebühren zum Anfang des Jahres 2005 wider. Im Haushaltsjahr 2005 konnten z.B. Gebühren für Amtshandlungen nach der Kostenverordnung und der Tierimpfstoff-Kostenverordnung des Paul-Ehrlich-Instituts in Höhe von ca. 12, 8 Millionen Euro vereinnahmt werden.
