Paul-Ehrlich-Institut

Ab­tei­lung Ver­wal­tung

Die Abteilung Verwaltung ist die zentrale interne Dienstleistungsabteilung des Paul-Ehrlich-Instituts (PEI). Sie hat als Service-Abteilung die Aufgabe, die personellen, baulichen, technischen und finanziellen Rahmenbedingungen zu gewährleisten, die für die effektive Aufgabenerfüllung des PEI notwendig sind. Die Abteilung verfügt derzeit, bedingt durch die vielfältigen Aufgaben und die besonderen Anforderungen der Technik, über etwa 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Referat Personal

Das Referat verantwortet die strategie- und zeitgerechte Bereitstellung verfügbarer personeller Ressourcen in der Gesamtorganisation. Dazu gehören neben der strategischen Personalplanung die Beschaffung und Betreuung des vorhandenen Personals, Bereitstellung von Mitarbeiterservices sowie die Durchführung von Ausbildungen und Praktika.

Referat Haushalt

Das Referat bündelt die Aufgaben der Haushaltsaufstellung und -ausführung, die Rechnungslegung, das Rechnungswesen, Steuerangelegenheiten sowie die Beschaffung und Logistik des PEI. Bereits seit 1999 verwaltet das Referat den Haushalt über Datenverarbeitungssysteme. 2018 überschritt der Haushalt mit Einnahmen sowie Sach- und Personalausgaben erstmals die 100 Millionen Euro. Weiterer Schwerpunkt ist die Unterstützung und Verwaltung der von Forschenden des PEI eingeworbenen Drittmittel für wissenschaftliche Projekte – derzeit sind es 69.

Referat PEI-Portal, Dokumentenmanagement

Das Referat versteht sich als zentrale Informationsdrehscheibe des PEI. Posteingang, Registratur, Postverteilung, Postausgang und Archiv sind hierbei klassische Aufgaben des Inneren Dienstes. Es übernimmt die fachliche Betreuung von Softwareanwendungen zur elektronischen Einreichung von Anträgen zur Zulassung und Prüfung biomedizinischer Arzneimittel, von Datenbanken und digitalen Kommunikationssystemen. Die Einführung der eAkte und die elektronische Archivierung beschäftigen das Referat. Alle Maßnahmen haben die zunehmende Digitalisierung des PEI zum Ziel. Das Referat veröffentlicht und aktualisiert im PharmNet.Bund.de Informationen zu biomedizinischen Arzneimitteln; die Veröffentlichung im Bundesanzeiger macht Amtshandlungen wie die Erteilung von Zulassungen rechtlich bindend.

Referat Bau und Betrieb

Das Referat gewährleistet die baulichen und technischen Voraussetzungen zur Aufgabenerfüllung des PEI und betreibt und bewirtschaftet die 110.000 qm große Liegenschaft, die aus zehn Einzelhäusern einschließlich Hochsicherheitslabors bis zur Klasse S 3 besteht. Mit einer enormen Bandbreite an komplexer Technik betreibt das Referat Hochsicherheitslabore, technische Anlagen, Gebäudeautomation und Medienversorgung 24 Stunden am Tag. Zusammen mit dem Landesbetrieb Bau und Immobilien Hessen (LBIH) betreut das Referat Bau- sowie Bauunterhaltungsmaßnahmen, die dem Stand der Technik sowie den Anforderungen des wissenschaftlichen Betriebs entsprechen.

Referat Informationstechnik

Das Referat erhält, entwickelt und unterstützt die informationstechnische Infrastruktur, die es Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ermöglicht, ihre Aufgaben in Regulation, Forschung und Verwaltung auf Grundlage leistungsfähiger und sicherer IT-Anwendungen zu erfüllen. Das Referat spielt eine zentrale Rolle für die Umsetzung der Digitalisierung, deren Kennzeichen durchgängige, elektronisch vernetzte Prozessketten zwischen allen Verfahrensbeteiligten sind. Dazu gehören Projekte wie Portale für die elektronische Einreichung von Zulassungsanträgen sowie deren Folgeverfahren und ein Labor-Informations- und Managementsystem. Basis für alle Prozesse und deren weitere Entwicklung ist eine moderne, leistungsstarke IT-Infrastruktur. Im Referat werden übergeordnet alle IT-Projekte im PEI koordiniert.

Referat Arbeits- und Gesundheitsschutz, Laborhilfsleistungen

Das Referat sichert den Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie die biologische Sicherheit. Die Arbeit in gentechnischen Sicherheitsbereichen mit infektiösen Materialien und Gefahrstoffen erfordert eine Vielzahl unterschiedlicher Maßnahmen zum Schutz der Beschäftigten. Zu berücksichtigen sind die Arbeitssicherheit sowie der Brand-, Strahlen- und Infektionsschutz. Die Zentralsterilisation übernimmt die Reinigung, Dekontaminierung und Inaktivierung von Tierkäfigen, Laborglas und Verbrauchsmaterial. Dabei gilt es, vielfältige Regularien zum Gefahrstoff- und Abfallmanagement, aber auch Umweltaspekte, zu beachten und mit den zuständigen Aufsichts- und Genehmigungsbehörden abzustimmen. Das Referat organisiert ebenfalls das betriebliche Gesundheitsmanagement und die arbeitsmedizinische Betreuung.

Referat Gebühren

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rechnen vorrangig die vom PEI erbrachten öffentlichen und privatrechtlichen Leistungen ab. Pro Jahr nimmt das PEI etwa 24 Millionen Euro über etwa 6.600 Gebührenbescheide und Rechnungen ein. Außerdem ist die Kosten- und Leistungsrechnung in diesem Referat angesiedelt.

Referat Organisation

Das Referat entwickelt Karrierewege, ebenso wie die ganze Organisation – ausgerichtet an der Strategie des PEI. Anforderungen und Rahmenbedingungen für eine Organisation verändern sich kontinuierlich. Um zukunftsfähig zu bleiben, entwickelt das Referat die Aufbau- und Ablauforganisation des PEI entsprechend weiter. Die Personalentwicklung mit Blick auf die zukünftigen Herausforderungen ist wesentliche Stütze für eine erfolgreiche Gesamtorganisation.

Aktualisiert: 21.11.2019